マサチューセッツ州の企業が海外に書類を送る必要がある場合、最初はシンプルに思えることがあります。銀行、弁護士、政府機関、取引先、またはビジネスパートナーが会社の書類を求め、企業はコピーを送るだけでよいと思い込みます。
そこから問題が始まることが多いのです。
国際的な書類の使用は、通常の国内書類とは異なります。書類は他の国で受理される前に、公証、認証、アポスティーユ、認証、または合法化が必要になる場合があります。正しい手順は、書類の種類、発行機関、および送付先の国によって異なります。
企業、法律事務所、パラリーガル、会計士、公証人、および登録代理人にとって、ミスは海外の銀行口座開設、事業登録、契約、または法人申請を遅らせる可能性があります。だからこそ、書類を郵送または提出する前に書類の確認が重要です。
ビジネス書類に追加審査が必要な理由
ビジネス書類は、会社が存在し、活動中であり、権限を有し、または特定の行為を承認したことを証明するためによく使用されます。それらの書類が米国外で使用される場合、受領者はアポスティーユまたはその他の認証を求めることがあります。
一般的な理由としては、海外の銀行口座の開設、海外での支店登録、国際契約の締結、会社の状態の証明、海外代理人の任命、または外国の弁護士や機関投資家への記録の提出などが挙げられます。
問題は、すべての書類が同じ手順に従うわけではないことです。法人存続証明書は、公証された委任状とは異なる扱いを受ける場合があります。法人決議は、定款とは異なる処理が必要になる場合があります。会社役員が署名した契約書は、アポスティーユ処理の前に公証が必要になる場合があります。
だからこそ、企業は推測で判断すべきではありません。
海外で使用される一般的なビジネス書類
多くの会社記録は、海外で受理される前にアポスティーユまたは認証の確認が必要になる場合があります。これには以下が含まれます。
法人存続証明書 法人存在証明書 法人状態証明書
定款（LLC） 定款（株式会社） 運営契約書 法人決議書 取締役会決議書
ビジネス委任状 商業契約書 業務契約書 授権書 宣誓供述書および宣言書 認証済み法人記録
公証済みビジネス書類
アポスティーユの要件は、書類が使用される場所によって異なる場合があります。ある国に送られる書類はアポスティーユが必要な場合があり、別の国に送られる書類は認証または大使館による合法化が必要な場合があります。
法人存続証明書のアポスティーユ
法人存続証明書は、国際ビジネスで最もよく要求される書類の一つです。外国の銀行、弁護士、取引先、または政府機関が、会社が存在し活動中であることを確認するために求めることがあります。
たとえば、海外で銀行口座を開設するマサチューセッツ州の企業は、アポスティーユ付きの法人存続証明書の提出を求められる場合があります。別の国で支店を登録する会社も同様の要求に直面する場合があります。
証明書を提出する前に、受領者が最新の証明書、認証済みコピー、アポスティーユ、またはその他の認証形式を必要としているかどうかを確認する必要があります。
委任状のアポスティーユ
ビジネス委任状は、もう一つの一般的な国際書類です。企業は、海外で書類に署名したり、銀行業務を管理したり、外国の顧問と協力したり、別の国で会社を代表して行動する人物を権限付与するために使用する場合があります。
多くの場合、委任状はアポスティーユ処理の前に正しく署名および公証される必要があります。公証が不完全であるか、書類が正しく作成されていない場合、申請が遅延または拒否される場合があります。
書類の確認により、会社が誤ったステップに時間や費用をかける前に、これらの問題を特定するのに役立ちます。
アポスティーユと公証は同じではない
多くの事業主はアポスティーユと公証を混同しています。これらは同じではありません。
公証人は本人確認を行い、公証行為を完了させます。アポスティーユは、アポスティーユを認める別の国で書類が受理されるための別途の証明書です。
一部の書類は最初に公証が必要で、その後アポスティーユが必要です。その他の書類は公式の発行機関から発行される場合があり、公証が不要な場合もあります。正しい答えは書類によって異なります。
マサチューセッツ州の企業が最初にすべきこと
書類を海外に送る前に、企業は5つのことを確認する必要があります。
第一に、書類の種類を特定します。法人存続証明書、委任状、契約書、法人決議書、または認証済み記録のどれであるかを確認します。
第二に、送付先の国を確認します。書類が使用される国がアポスティーユまたは合法化の手順を決定します。
第三に、書類が公的機関から発行されたものか、会社役員が署名したものか、または公証されたものかを確認します。
第四に、受領者がオリジナル、認証済みコピー、公証済み書類、アポスティーユ、または合法化を必要としているかどうかを確認します。
第五に、オリジナルを郵送したり処理費用を支払う前に書類を確認してもらいます。
このステップでサポートが必要なマサチューセッツ州の企業には、専門のマサチューセッツ州アポスティーユサービスが処理開始前に書類の種類、送付先の国、タイミング、および次のステップを確認することができます。
法律事務所および専門事務所にとって重要な理由
法律事務所、パラリーガル、公証人、会計士、翻訳機関、および登録代理人は、海外で書類を使用する必要があるクライアントを扱うことが多くあります。これらの依頼は、
事務所が毎日アポスティーユ業務を処理していない場合、時間を要する可能性があります。
専門事務所はクライアントが書類を必要としていることは知っていても、その書類が認証済みコピー、公証、アポスティーユ、認証、または合法化を必要としているかどうかわからない場合があります。書類を確認のために提出することで、スタッフの時間を節約し、クライアントとのやり取りを減らすことができます。
これは、締め切りのある法人クライアントにとって特に重要です。却下された書類は、海外の銀行口座開設、契約締結、登録、または申請を遅らせる可能性があります。
よくあるミスを避けるために
企業はプロセスが確認される前にオリジナル書類を郵送することを避けるべきです。通常のコピーが受理されると思い込むべきではありません。すべての国がアポスティーユを受け入れると思い込むべきではありません。意図された用途に対して公証の文言が許容されるかどうかを確認せずに書類を公証すべきではありません。
また、ぎりぎりまで待つことも避けるべきです。一部の申請は迅速に処理される場合がありますが、他の書類は訂正、認証、または追加審査が必要になる場合があります。
最も安全な方法は、まず確認してから処理することです。
まとめ
国際ビジネス書類は慎重に取り扱う必要があります。法人存続証明書、委任状、業務契約書、法人決議書、または認証済み会社記録は簡単に見えるかもしれませんが、誤った手順は遅延を引き起こす可能性があります。
マサチューセッツ州の企業および専門事務所にとって、最初のステップは書類の確認です。送付先の国を確認し、書類の種類を特定し、郵送またはアポスティーユ処理の費用を支払う前に書類が準備できていることを確認してください。
国際的な使用のためにビジネス書類の確認が必要な法人クライアントは、プロセスを開始し次のステップを確認するためにCorporate Apostilleにお問い合わせください。
