Axolt wprowadza AI Bill i PO Capture w celu usprawnienia automatyzacji AP

Eliminacja ręcznych procesów finansowych i wprowadzenie kontroli w czasie rzeczywistym do Rozrachunków z Dostawcami

Rzeczywistość Rozrachunków z Dostawcami dzisiaj

Większość liderów finansowych uważa, że ich funkcja Rozrachunków z Dostawcami jest cyfrowa.

Faktury przychodzą pocztą elektroniczną.
Systemy są wdrożone.
Istnieją procesy pracy.

Na pierwszy rzut oka wszystko wydaje się nowoczesne.

Jednak jeśli przyjrzymy się, jak faktury są rzeczywiście przetwarzane, wyłania się inny obraz.

• Dane są nadal wprowadzane ręcznie
• Zamówienia zakupu są sprawdzane ręcznie
• Zatwierdzenia wymagają działań następczych
• Błędy są korygowane po fakcie

To nie jest automatyzacja. To praca ręczna wspierana przez narzędzia cyfrowe.

Główny problem: AP nadal jest zależne od człowieka

Rozrachunki z Dostawcami nadal w dużym stopniu opierają się na ludzkiej interpretacji dokumentów.

Faktura nie jest traktowana jako ustrukturyzowane dane.
Jest traktowana jako plik, który musi być przeczytany, zrozumiany i wprowadzony do systemu.

To tworzy łańcuch nieefektywności.

Wąskie gardła wprowadzania danych

Zespoły finansowe spędzają znaczną ilość czasu na wprowadzaniu:

• Danych dostawcy
• Numerów faktur
• Pozycji
• Wartości podatków

Nawet przy narzędziach OCR błędy pozostają powszechne i wymagają walidacji.

Opóźnienia w dopasowywaniu zamówień zakupu

Dopasowywanie faktur do zamówień zakupu powinno być proste.

W praktyce tak nie jest.

• Brakujące odniesienia do PO
• Różnice w cenach lub ilościach
• Częściowe dostawy

Te problemy wymagają dochodzenia i ręcznej interwencji.

Nieefektywność zatwierdzeń

Zatwierdzenia są jednym z największych źródeł opóźnień.

Faktury często:

• Czekają w skrzynkach odbiorczych
• Oczekują na przegląd menedżera
• Gubią się w wątkach komunikacji

Zespoły finansowe spędzają znaczny czas na działaniach następczych zamiast na przetwarzaniu.

Brak widoczności w czasie rzeczywistym

Liderzy finansowi często nie mają natychmiastowych odpowiedzi na podstawowe pytania:

• Jakie są aktualne zobowiązania
• Które faktury oczekują
• Jaka jest pozycja gotówkowa w czasie rzeczywistym

Powód jest prosty. Dane są niekompletne do czasu zakończenia przetwarzania.

Propagacja błędów

Jeden nieprawidłowy wpis może prowadzić do:

• Nieprawidłowych płatności
• Sporów z dostawcami
• Wyzwań związanych z uzgadnianiem

Te problemy wykraczają poza AP i wpływają na sprawozdawczość finansową.

Wyzwania związane ze skalowaniem

W miarę rozwoju firm, wolumen faktur rośnie.

Jednak proces się nie zmienia.

Wynik jest przewidywalny.

• Więcej faktur wymaga większej liczby pracowników
• Koszty rosną liniowo
• Efektywność nie poprawia się

Dlaczego tradycyjna automatyzacja AP zawodzi

Wiele organizacji próbuje rozwiązać te problemy poprzez:

• Narzędzia OCR
• Oprogramowanie do zarządzania procesami
• Integracje ERP

Chociaż te rozwiązania poprawiają pewne aspekty, nie rozwiązują podstawowego problemu.

Nadal zależą od:

• Ekstrakcji danych
• Walidacji
• Synchronizacji między systemami

To oznacza:

• Opóźnienia pozostają
• Błędy się utrzymują
• Widoczność jest ograniczona

Sama architektura jest problemem.

Zmiana podejścia: od przetwarzania do inteligencji

Przyszłość rozrachunków z dostawcami nie polega na szybszym przetwarzaniu dokumentów.

Polega na całkowitym wyeliminowaniu ręcznej interpretacji.

Faktury nie powinny być przetwarzane.

Powinny być automatycznie rozumiane i konwertowane na ustrukturyzowane dane.

To jest przejście od automatyzacji do inteligencji.

Wprowadzenie Axolt AI Bill i PO Capture

Axolt wprowadza AI Bill i PO Capture jako część swojej natywnej platformy ERP Salesforce.

To nie jest dodatek ani zewnętrzna integracja.

Jest osadzone bezpośrednio w systemie, w którym podejmowane są decyzje finansowe i operacyjne.

AI Bill Capture: od dokumentu do danych natychmiast

Faktury mogą przychodzić w dowolnym formacie:

• PDF
• Załączniki e-mail
• Zeskanowane dokumenty

Axolt wykorzystuje AI do:

• Odczytania faktury
• Wyodrębnienia kluczowych danych
• Strukturyzacji ich w Salesforce

Przechwycone dane obejmują

• Informacje o dostawcy
• Numer i datę faktury
• Pozycje
• Szczegóły podatkowe
• Kwoty całkowite

Nie jest wymagane ręczne wprowadzanie.

Faktura natychmiast staje się ustrukturyzowanymi danymi.

Inteligentne dopasowywanie PO

Axolt łączy faktury bezpośrednio z zamówieniami zakupu.

System:

• Identyfikuje odpowiednie odniesienia do PO
• Automatycznie dopasowuje pozycje
• Wykrywa rozbieżności

Obsługuje rzeczywiste scenariusze, takie jak:

• Częściowe dostawy
• Różnice cenowe
• Niezgodności ilościowe

Zamiast zatrzymywać proces, izoluje wyjątki.

Przetwarzanie oparte na wyjątkach

Tradycyjne procesy AP traktują każdą fakturę jako wymagającą przeglądu.

Axolt zmienia ten model.

• Standardowe faktury są przetwarzane automatycznie
• Tylko wyjątki wymagają uwagi człowieka

To znacząco zmniejsza obciążenie pracą i zwiększa efektywność.

Automatyczne procesy zatwierdzania

Zatwierdzenia są zarządzane poprzez predefiniowane reguły.

Faktury są kierowane na podstawie:

• Progów wartości
• Działów
• Hierarchii zatwierdzeń

Zatwierdzenia odbywają się w Salesforce.

Nie ma potrzeby działań następczych ani ręcznego śledzenia.

Widoczność finansowa w czasie rzeczywistym

Ponieważ cała działalność odbywa się na jednej platformie, zespoły finansowe zyskują natychmiastową widoczność.

Mogą zobaczyć:

• Niespłacone zobowiązania
• Status faktury
• Wpływ na przepływ gotówki

To umożliwia szybsze i dokładniejsze podejmowanie decyzji.

Brak zależności od integracji

Większość narzędzi automatyzacji AP polega na integracji z systemami ERP.

To wprowadza:

• Opóźnienia synchronizacji danych
• Wyzwania związane z uzgadnianiem
• Złożoność systemu

Axolt działa natywnie w Salesforce.

Jest:

• Jeden model danych
• Jeden system
• Brak wymaganej synchronizacji

To eliminuje opóźnienie na poziomie architektonicznym.

Kompleksowa integracja finansowa

Rozrachunki z dostawcami nie są izolowaną funkcją.

Są połączone z:

• Zakupami
• Zapasami
• Sprawozdawczością finansową

Axolt łączy te procesy.

Faktura jest bezpośrednio powiązana z:

• Zamówieniami zakupu
• Otrzymanymi towarami
• Zapisami finansowymi

To tworzy kompletny i dokładny obraz finansowy.

Praktyczne porównanie

Tradycyjny proces AP

1. Faktura otrzymana
2. Dane wprowadzone ręcznie
3. PO zweryfikowane ręcznie
4. Zatwierdzenie wymagane
5. Wymagane działania następcze
6. Faktura zaksięgowana

Czas przetwarzania mierzony jest w dniach.

Proces Axolt AI

1. Faktura otrzymana
2. AI przechwytuje i strukturyzuje dane
3. PO dopasowane automatycznie
4. Wyjątki zidentyfikowane
5. Zatwierdzone przez proces
6. Natychmiast zaksięgowane

Czas przetwarzania skrócony do minut.

Wpływ na biznes

Zmniejszone koszty operacyjne

• Mniej pracy ręcznej
• Mniejsza zależność od liczby pracowników
• Zmniejszony koszt przetwarzania na fakturę

Szybsze cykle przetwarzania

• Natychmiastowe przechwytywanie danych
• Zautomatyzowane procesy
• Brak wąskich gardeł

Ulepszone relacje z dostawcami

• Szybsze zatwierdzenia
• Terminowe płatności
• Mniej sporów

Wyższa dokładność danych

• Zmniejszone błędy ludzkie
• Spójna struktura danych
• Niezawodne raportowanie

Skalowalne operacje finansowe

System skaluje się bez wymagania proporcjonalnego zwiększenia liczby pracowników.

Dlaczego to ma znaczenie teraz

Zespoły finansowe są pod rosnącą presją, aby:

• Dostarczać wglądy w czasie rzeczywistym
• Zmniejszać koszty operacyjne
• Poprawiać dokładność

Tradycyjne procesy AP nie mogą sprostać tym wymaganiom.

Automatyzacja oparta na AI nie jest już opcjonalna.

Jest wymagana dla konkurencyjnych operacji.

Perspektywa strategiczna

Rozrachunki z dostawcami ewoluują z funkcji back-office do strategicznej możliwości.

Organizacje, które modernizują AP, zyskują:

• Lepszą kontrolę finansową
• Szybsze podejmowanie decyzji
• Ulepszoną efektywność operacyjną

Przewaga Axolt

Axolt dostarcza:

• AI Bill Capture
• Inteligentne dopasowywanie PO
• Procesy oparte na wyjątkach
• Natywną architekturę Salesforce
• Widoczność finansową w czasie rzeczywistym

Problem w rozrachunkach z dostawcami nie polega na liczbie faktur.

Polega na poleganiu na ręcznej interpretacji.

Dzięki przechwytywariu opartemu na AI i natywnej integracji:

• Faktury są przetwarzane automatycznie
• Zespoły finansowe koncentrują się na decyzjach
• Firmy działają z dokładnością w czasie rzeczywistym

Rozrachunki z dostawcami nie powinny być wąskim gardłem.

Powinny być źródłem kontroli i wglądu.

Axolt umożliwia tę zmianę, przekształcając AP z procesu ręcznego w inteligentny system czasu rzeczywistego zbudowany bezpośrednio na Salesforce.