Het runnen van een besloten vennootschap is vaak de meest belastingefficiënte manier voor IT-contractors om te werken, maar het betekent ook dat u verantwoordelijk bent voor het bijhouden van uitgaven en ervoor zorgen dat uw bedrijf alles declareert waar het recht op heeft.
De meeste contractors weten van de voor de hand liggende aftrekposten zoals laptops, monitoren of softwarelicenties. Echter, een verrassend aantal mensen ziet kleinere of minder voor de hand liggende kosten over het hoofd die nog steeds legitiem verrekend kunnen worden met de vennootschapsbelasting.
Na verloop van tijd kunnen die gemiste aftrekposten oplopen.
Hieronder staan enkele uitgaven die veel door contractors gerunde besloten vennootschappen vergeten te claimen.
Zorg ervoor dat u met uw accountant spreekt als u algemene vragen heeft over uitgaven.
Professionele training en technische certificeringen
Technologie ontwikkelt zich snel en de meeste programmeurs investeren regelmatig in nieuwe vaardigheden.
Trainingscursussen, examens en technische certificeringen zijn normaal gesproken aftrekbare uitgaven wanneer ze betrekking hebben op uw bestaande vakgebied. Met andere woorden, als u al als ontwikkelaar werkt, wordt training die deze vaardigheden verbetert of bijwerkt meestal beschouwd als legitieme bedrijfskosten.
Voorbeelden zijn onder meer:
- cloudcertificeringen zoals AWS of Azure
- geavanceerde programmeercursussen
- DevOps- of beveiligingstraining
- brancheconferenties of workshops
Op voorwaarde dat de training de diensten die uw bedrijf al levert handhaaft of verbetert, kunnen de kosten normaal gesproken als zakelijke uitgave worden behandeld.
Professionele lidmaatschappen en abonnementen
Veel ontwikkelaars betalen voor professionele lidmaatschappen of brancheorganisaties, maar vergeten dat deze meestal door het bedrijf geclaimd kunnen worden.
Typische voorbeelden zijn onder meer:
- professionele computingorganisaties
- softwareontwikkelingsverenigingen
- branchepublicaties
- technische leerplatforms
Abonnementen op ontwikkeltools, code repositories of online leerplatforms zijn ook normaal gesproken aftrekbaar, mits ze daadwerkelijk voor zakelijke doeleinden worden gebruikt.
Verzekeringen voor contractorsbedrijven
Verzekeringen zijn een ander gebied dat contractors soms over het hoofd zien.
Bepaalde polissen worden algemeen beschouwd als essentieel voor contractors met een besloten vennootschap. Beroepsaansprakelijkheidsverzekering bijvoorbeeld beschermt tegen claims die voortvloeien uit fouten in uw werk.
Sommige contractors regelen ook persoonlijke dekking via hun bedrijf wanneer dit belastingefficiënt is. Een directeur kan er bijvoorbeeld voor kiezen om een polis zoals een relevante levensverzekering te regelen via hun besloten vennootschap, die in veel gevallen door het bedrijf kan worden betaald in plaats van uit persoonlijk inkomen. Een goede uitleg over hoe dit werkt is hier te vinden:
Evenzo overwegen sommige contractors ook een arbeidsongeschiktheidsverzekering, die een vervangend inkomen biedt als ziekte of letsel hen verhindert om te werken.
Zoals altijd hangt de exacte fiscale behandeling af van de polis en de omstandigheden, dus het is de moeite waard om de opties met een accountant te bespreken.
Apparatuur en thuiskantoorkosten
IT-contractors werken meestal gedeeltelijk of volledig vanuit huis. Hoewel de meesten eraan denken om laptops of monitoren te claimen, worden kleinere items vaak gemist.
Aftrekbare uitgaven kunnen onder meer het volgende omvatten:
- toetsenborden, webcams en headsets
- bureaustoel of bureaus
- externe harde schijven of back-upapparatuur
- netwerkapparatuur zoals routers
Wanneer u regelmatig vanuit huis werkt, kan uw bedrijf mogelijk ook een bescheiden vergoeding voor gebruik van woning als kantoor claimen, of bepaalde huishoudelijke kosten vergoeden voor zover deze betrekking hebben op zakelijk gebruik.
Softwarelicenties en ontwikkeltools
De meeste ontwikkelaars zijn afhankelijk van meerdere betaalde tools om hun werk te doen. Deze kosten zijn meestal volledig aftrekbaar wanneer ze nodig zijn voor zakelijke activiteiten.
Veelvoorkomende voorbeelden zijn onder meer:
- IDE-licenties
- cloudhostingdiensten
- samenwerkingstools
- projectmanagementplatforms
- test- of monitoringsoftware
Omdat deze diensten vaak maandelijks worden gefactureerd, vergeten contractors soms om ze correct in hun administratie op te nemen. Over een jaar kunnen deze abonnementen echter gemakkelijk oplopen tot honderden of zelfs duizenden ponden.
Pensioenbijdragen
Veel contractordirecteuren zien ook de belastingvoordelen over het hoofd van pensioenbijdragen die rechtstreeks door het bedrijf worden betaald.
In plaats van geld uit te betalen als salaris of dividend en vervolgens persoonlijk bij te dragen, kan het bedrijf normaal gesproken pensioenbijdragen namens de directeur betalen.
Deze bijdragen worden meestal behandeld als aftrekbare bedrijfskosten, wat betekent dat ze de belastbare winst van het bedrijf verminderen en tegelijkertijd het pensioensparen van de directeur opbouwen.
Dit is een van de redenen waarom accountants voor contractors vaak aanbevelen om pensioenbijdragen te herzien als onderdeel van de jaarlijkse belastingplanning.
Boekhouding en professioneel advies
Ten slotte, vergeet niet dat professionele diensten zelf normaal gesproken aftrekbare uitgaven zijn.
Typische voorbeelden zijn onder meer:
- accountant- of boekhoudhonoraria
- bedrijfsoprichtingskosten
- juridisch advies met betrekking tot contracten
- verzekering voor belastingonderzoek
Dit zijn normale kosten van het runnen van een bedrijf en zijn meestal aftrekbaar voor vennootschapsbelastingdoeleinden.
Voor contractors die gespecialiseerde hulp willen, bieden veel bedrijven toegewijde diensten voor IT-contractors met een besloten vennootschap. Een overzicht van een dergelijk bedrijf is hier te vinden:
https://www.biaccountancy.com/
Het bijhouden van goede administratie
Het claimen van legitieme uitgaven is volkomen acceptabel, maar de belangrijkste vereiste is dat kosten volledig en uitsluitend voor zakelijke doeleinden moeten zijn.
Dat betekent het bijhouden van goede administratie, het bewaren van facturen en ervoor zorgen dat elke uitgave daadwerkelijk betrekking heeft op de activiteiten van uw bedrijf.
De meeste contractors gebruiken tegenwoordig boekhoudkundige software om uitgaven gedurende het jaar bij te houden, wat het proces aanzienlijk gemakkelijker maakt als het gaat om het opstellen van jaarrekeningen en vennootschapsbelastingaangiften.
Een kleine gewoonte die belasting bespaart
Geen van deze uitgaven is bijzonder ongebruikelijk. Het echte probleem is dat veel contractors simpelweg vergeten om ze te registreren.
De gewoonte ontwikkelen om kosten te registreren zodra ze zich voordoen, maakt een groot verschil. Zelfs kleine items zoals softwareabonnementen of technische training kunnen de belastbare winst van uw bedrijf in de loop van de tijd verminderen.
Voor door contractors gerunde besloten vennootschappen kan het verschil tussen alles correct claimen en een handvol uitgaven per jaar missen gemakkelijk oplopen tot honderden ponden aan extra belasting.
